Urząd Stanu Cywilnego - Zmiana nazwiska

403

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

URZĄD STANU CYWILNEGO – ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA

Działając na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej: „RODO” przekazuję następujące informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRTORA

Administratorami są:

1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Istebnej, mający siedzibę w Istebnej (43-470) numer budynku 1000 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze stanu cywilnego oraz przechowywanej przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego dokumentacji pisemnej związanej z rejestracją stanu cywilnego oraz zmianą imienia i nazwiska;
2. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego;
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za nadzór nad działalnością wojewody, w tym kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru stanu cywilnego.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Istebnej można się skontaktować poprzez adres email urzad@istebna.eu, telefonicznie pod numerem: 33 855 65 00 lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Istebnej wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@istebna.eu lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/Pani kontaktować, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH NIEPODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska. W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych skutkuje niezrealizowaniem żądania.

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA

Pani/Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z przepisem szczególnym ustawy;

• przez kierownika urzędu stanu cywilnego w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia/małżeństwa/zgonu albo dokonania zmian w akcie stanu cywilnego,
• przyjęcia oświadczeń przewidzianych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego,
• wydania dokumentu przewidzianego w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego,
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska,
• nadania numeru PESEL

na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska;

• przez Ministra Cyfryzacji w celu utrzymania i rozwoju rejestru stanu cywilnego na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 709);
• przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w celu:

• sprawowania nadzoru nad działalnością wojewody w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk na podstawie odpowiednio art.11 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, oraz art.14 ust. 4 ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
• zapewnienia funkcjonowania wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru stanu cywilnego na podstawie art. 5 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcą danych jest: Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru stanu cywilnego i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się:

1. Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego;
2. małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań

przez:

• kierownika urzędu stanu cywilnego – poprzez wydanie dokumentów przewidzianych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 i 2 
• Ministra Cyfryzacji – z rejestru stanu cywilnego w trybie zapewnienia do danych dostępu online – podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1.
• oraz:
• za pośrednictwem usług sieciowych – poprzez wydanie z rejestru stanu cywilnego odpisu skróconego aktu stanu cywilnego, opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji, organom administracji publicznej, w tym podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, sądowi i prokuratorowi
• przy użyciu usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji – poprzez wydanie z rejestru stanu cywilnego – na wniosek osoby, której akt dotyczy, jej małżonka, dzieci oraz rodziców – odpisu skróconego lub zupełnego aktu stanu cywilnego dotyczącego tej osoby, opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/Pana dane kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego albo ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego przechowuje się – na podstawie art. 28 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego – przez okres:

1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi oraz skorowidzami alfabetycznymi – na podstawie art. 128 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego – przekazuje się do właściwych archiwów państwowych po upływie co do zasady:

1. 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń;
2. 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów.

Dane zgromadzone w formie pisemnej w innej dokumentacji są przetwarzane przez 5 lat zgodnie z klasyfikacją wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Dz. U. Nr 14, poz. 67), z wyjątkiem spraw dotyczących: zmiany imienia i nazwiska, gdzie dokumentacja przechowywana jest przez 10 lat.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

Jeżeli przekazane informacje są niezrozumiałe lub oczekują Państwo uszczegółowienia informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych w tym przysługujących praw, podstaw prawnych przetwarzania danych czy też okresu ich przetwarzania przysługuje Państwu prawo żądania od Administratora danych wyjaśnień w tym zakresie (art.12 RODO).

Wniosek z żądaniem realizacji przysługujących praw, wyjaśnienia zasad przetwarzania danych, podstaw ich przetwarzania, okresu przetwarzania itp. należy kierować pisemnie na adres Administratora danych

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.