Urząd Stanu Cywilnego - Ewidencja ludności

400

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

URZĄD STANU CYWILNEGO – EWIDENCJA LUDNOŚCI

Działając na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej: „RODO” przekazuję następujące informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRTORA

Administratorami są:

1. Wójt Gminy Istebna, mający siedzibę w Istebnej (43-470) numer budynku 1000 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej przez Wójta Gminy Istebna dokumentacji pisemnej;
2. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Wójtem Gminy Istebna można się skontaktować poprzez adres email urzad@istebna.eu, telefonicznie pod numerem: 33 855 65 00 lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Wójt Gminy Istebna wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@istebna.eu lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/Pani kontaktować, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA

Pani/Pana dane będą przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z przepisem szczególnym ustawy;

• przez Wójta Gminy Istebna - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11 oraz art. 45 ust. 2a i art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności (Dz. U. z 2021 r. poz. 510)
• przez Ministra Cyfryzacji - w celu utrzymania i rozwoju rejestru PESEL – na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności
• przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu sprawowania nadzoru nad prowadzeniem ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej – na podstawie art. 2 i art. 5 ust. 3 i 4 ustawy o ewidencji ludności

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych są:

• Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju oraz nadawania numeru PESEL, usuwania niezgodności w tym rejestrze, aktualizacji tego rejestru w przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób wskazany w art. 10 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności, a także udostępniania z tego rejestru danych w trybie dostępu online w imieniu Ministra Cyfryzacji.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

1. służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
2. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
3. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania Pani /Pana zgody;
4. jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli dane po wykorzystaniu zostaną poddane przez te jednostki takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;
5. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes faktyczny do uzyskania dostępu do danych online z rejestru PESEL w trybie weryfikacji danych adresowych i/albo zgonu;
6. podmiotom odpowiedzialnym za system identyfikacji elektronicznej oraz podmiotom wydającym środki identyfikacji elektronicznej w systemie identyfikacji elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2019 r. poz. 162) - w celu wydania środka identyfikacji elektronicznej;
7. kwalifikowanym dostawcom usług zaufania świadczącym kwalifikowane usługi podpisu elektronicznego wpisanym do rejestru, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

przez:

• Wójta Gminy Istebna – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań (podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, 6 i 7) oraz zapewnienia do danych dostępu online (podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1), z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
• Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1,5, 6 i 7 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
• Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostepnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Pani/Pana dane Wójt Gminy Istebna udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie „ustawy o ewidencji ludności” i „Kodeksu postępowania administracyjnego”, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Dane osobowe nie będą przekazane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności danych osobowych zgromadzonych w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL nie usuwa się.

Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. Dz.U. Nr 14, poz. 67):

• dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia, natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
• dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
• dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

Jeżeli przekazane informacje są niezrozumiałe lub oczekują Państwo uszczegółowienia informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych w tym przysługujących praw, podstaw prawnych przetwarzania danych czy też okresu ich przetwarzania przysługuje Państwu prawo żądania od Administratora danych wyjaśnień w tym zakresie (art.12 RODO).

Wniosek z żądaniem realizacji przysługujących praw, wyjaśnienia zasad przetwarzania danych, podstaw ich przetwarzania, okresu przetwarzania itp. należy kierować pisemnie na adres Administratora danych

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,
• organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
• organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
• wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,
• wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH NIEPODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Niewykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami: państwa członkowskiego UE, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Konfederacji Szwajcarskiej lub członkami ich rodzin, zagrożone jest karą grzywny.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.